Ramverket ESSArch stöder er i era funderingar från idéstadie till fullskalig lösning för digital långtidslagring ...

En introduktion till bevarande, digital långtidslagring och elektroniska arkiv ...

Information om bevarande

Övergripande metoder för att arbeta med långsiktig informationshantering

OAIS

OAIS står för Open Archival Information System. OAIS är en referensmodell som beskriver en väl fungerande arkivorganisation. Modellen identifierar centrala delar och processer som vanligtvis förekommer vid arkivering. OAIS beskriver hela arkivorganisationen och dess funktioner, oavsett om det är traditionella handlingar eller digitalt material som arkiveras.

Ett OAIS-arkiv har målet att göra den information som lagras i arkivet tillgänglig för den tilltänkta målgruppen i det tidsperspektiv som man bestämt. För att göra det möjligt för den tilltänkta målgruppen att ta del av materialet behövs bland annat möjligheter att vårda materialet, att söka i det, göra sammanställningar, och inte minst möjligheter att göra så att den tilltänkta målgruppen kan förstå materialet.

För att nå målet föreslås bland annat en s.k. informationsmodell, ett sätt att förklara och kategorisera information och de beståndsdelar informationen består av. OAIS informationsmodell gör det möjligt att definiera den information som behövs för att beskriva, strukturera och hantera de objekt som hanteras i arkivet.

OAIS är en internationell standard, SS-ISO 14721

Standarden kan köpas via sis, Swedish Standards Institutehttp://www.sis.se eller laddas ner i form av en s.k. "Blue Book" hos CCSDS, den organisation som tagit fram standarden:http://public.ccsds.org/publications/BlueBooks.aspx

Producer-Archive Interface

Också detta är en internationell standard, ISO 20652:2006

Här diskuteras roller och ansvarsfördelning vid anslutning till ett OAIS-arkiv. Standarden bidrar bland annat med följande:

  • identifierar vilka faser som ingår i processen att föra över information mellan en producent och ett arkiv
  • definierar mål för var och en av dessa faser, vad som behöver utföras under faserna och det förväntade resultatet
  • standarden kan också användas som underlag vad gäller att identifiera och/eller utveckla mjukvara som ska användas under de olika faserna under överföring av information mellan producent och arkiv.

Standarden kan köpas via sis hemsida http://www.sis.se eller laddas ner i form av en s.k. "Blue Book" hos CCSDS, den organisation som tagit fram standarden:http://public.ccsds.org/publications/BlueBooks.aspx

Metodstöd för dokumenthantering

ISO 15489

Detta är en standard som gäller hantering av dokumentation oavsett format eller media och oavsett vilken typ av organisation som skapat eller tagit emot dokumentationen.

Standarden tar upp b.la. följande:

  • vikten av att fastställa ansvar för dokumentation
  • utformning och utförande av dokumenthanteringssystem
  • hur dokumenthanteringen ska stötta kvalitetsprocesser i enlighet med andra relevanta standarder som ISO 9001 och 14001

Centralt i standarden är framför allt ansvarsfrågorna, samt utgångspunkten att dokumenthanteringen behöver styras strategiskt.

Standarden kan köpas via sis hemsida http://www.sis.se

Adequate Records management

State Records of South Australia har tagit fram ett ramverk för att arbeta med dokumenthantering. Här finns bland annat metodstöd för att identifiera hur långt man kommit med dokumenthanteringen inom olika delområden som "upprättande av dokumentation", "utbildning" och "strategisk styrning". Med hjälp av checklistor, standarden "Adequate Records Management", stöd för rapportering och uppföljning m.m. ska organisationen stöttas i arbetet att styra upp dokumenthanteringen. Adequate Records Management harmonierar med den Australiensiska standarden för dokumenthantering som sedemera blev den internationella ISO 15489

Mer om Adequate Records Management på http://www.archives.sa.gov.au/management

Funktionella krav för hantering av elektroniska dokument i dokumenthanteringssystem

MoReq

MoReq, Model Requierments For The Management Of Electronic Records, numer MoReq2, har fokus på de funktionella kraven för hantering av elektroniska dokument i ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (ERMS).MoReq omfattar i viss mån även krav på generella dokumenthanteringssystem (EDMS) och hantering av fysiska dokument, men det är inte där fokus ligger.

MoReq kan användas inom såväl offentlig som privat sektor.

MoReq kan användas som checklista för att ta fram krav på ett ERMS eller utvärdera ett befintligt ERMS. Det är också tänkt att kunna användas vid utbildning mm.

MoReq använder sig av många av de standarder och de-facto-standarder som finns inom elektronisk dokument- och arkivhantering. Definitionerna är t.ex. framtagna med hjälp av bland annat ISO 15489, modellen för klassifikation hämtas från ISAD(G) och ska harmoniera med OAIS. MoReq2 ger också möjlighet att testa standarden med hjälp av programvara.

Mer om MoReq på http://www.cornwell.co.uk/edrm/moreq.asp

Metadatastandarder med långtidsperspektiv

Metadata betyder data om data. Med hjälp av metadata blir det möjligt att förstå datat, dess kontext och vilka tekniska förutsättningar som föreligger för att det ska vara möjligt att förstå datat.

Det finns i dagsläget inget färdigt förslag för exakt vilka metadatastandarder och element som ska användas för att ge all denna information, men inom arkivområdet arbetar bland annat ICA, International Council of Archives, med att ta fram metadatastandarder för att hantera information om arkivbildare (ISAAR) och arkivets innehåll (ISAD) m.fl. Biblioteksområdet bidrar med standarder bland annat genom arbete i OCLC, Online Computer Library Center. Härifrån kommer till exempel standarden PREMIS, som i första hand hanterar metadata som behövs för att möjliggöra långtidslagring, dvs. uppgifter om informationens sammansättning och vilken teknik som behövs för att tillgänliggöra den m.m. METS, som kan användas både för beskrivande, administrativ och strukturrelaterad metadata och dessutom användas som paketstruktur, hittar man hos Library of Congress. Nedan redogör vi för de metadatastandarder som för närvarande mest frekvent används vid långtidsarkivering.

ISAAR(CPF) 2nd edition

ISAAR(CPF)används för att ange information om arkivbildaren, som kan vara en myndighet, en organisation, ett företag eller en person.

Vid utbyte av information om arkivbildare använder man dtd:n eller schemat EAC. EAC föreligger för närvarande i en betaversion. De som arbetar med EAC är Ad Hoc EAC Working Group

Mer om ISAAR(CPF) på ICAs (International Council of Archives) hemsida http://www.ica.org

Mer om EAC på http://www.iath.virginia.edu/eac/

ISAD(G), 2nd edition

Detta är en standard som används för att ge information om arkivets innehåll.I princip motsvarar innehållet det som ges i en traditionell arkivförteckning.ISAD kan användas för att beskriva arkivet, serier och underindelningar till dessa, men det är svårt att redogöra för enstaka filer och deras relationer med hjälp av ISAD.

Vid utbyte av information om arkivets innehåll använder man dtd:n eller schemat EAD, framtaget av Library of Congress.

Mer om ISAAR(CPF) på ICAs (International Council of Archives) http://www.ica.org

 

Mer om EAD på http://www.loc.gov/ead/

PREMIS 2.0

Detta är en metadatastandard som fokuserar på bevarandeinformation. Den kan användas för att beskriva filers inbördes förhållande, hur de relaterar till ovanliggande nivåer och liknande. Med hjälp av standarden kan man ange vilka tekniska krav som föreligger avseende hård- och mjukvara, vilka format som använts och mycket, mycket annat.

Utifrån PREMIS anges så gott som allt kring en fil i termer av hur filen är relaterad till andra filer genom händelser, som i sin tur är kopplade till agenter och rättigheter.

Det finns framtagna PREMIS-scheman för utbyte av information

Mer om Premis på http://www.oclc.org/research/projects/pmwg/

Att packa ihop filen

METS

Metadata Encoding and Transmission Standard är ett XML-schema som kan användas för att beskriva såväl beskrivande, administrativa och strukturella metadata. METS kan också användas som ett paket och utgöra en SIP enligt OAIS.

Mer om METS hos Library of Congress på http://www.loc.gov/standards/mets/

Verktyg för att arbeta med metadata

XENA

XENA är inte bara en lindrigt klädd krigarprincessa, det är också ett verktyg som känner igen filformat och konverterar digitala objekt till andra filformat för att möjliggöra digitalt bevarande.

XENA, nu inne på version 4.2 finns hos National Archives of Australia på http://xena.sourceforge.net/

DROID och JHOVE

DROID kan bland mycket annat stå för Digital Record Object Identification. Detta är ett verktyg som tagits fram av National Archives, UK, och som automatiserar identifiering av filformat. Nya signaturer för att identifiera format kan laddas ner från databas.

Ett alternativ till DROID är JHOVE, som också validerar filformat. JHOVE kan också skapa SIP:ar. JHOVE kommer från ett samarbete mellan Harvard och JSTOR

Mer om DROID på http://www.nationalarchives.gov.uk/aboutapps/pronom/tools.htm

Mer om JHOVE på http://hul.harvard.edu/jhove/index.html

Archivists' Toolkit

Ett verktyg som ska underlätta arkivhanteringen. Utveckling pågår bland annat för funktioner för gallring och rättighetshantering. Se mer på http://www.archiviststoolkit.org/

PRONOM

Detta är ett verktyg som håller information om mjukvara och om vilka filformat vilken mjukvara kan läsa.

Mer om PRONOM http://www.nationalarchives.gov.uk/pronom/

Theme provided by Danetsoft under GPL license from Danang Probo Sayekti

X
Loading